Kaikki toimistotarpeet eivät kestä vuosia. Joskus yritys tarvitsee työtilan vain uuden hankkeen ajaksi tai määräaikainen projekti tuo paikkakunnalle työntekijöitä, joille tarvitaan yhteinen tukikohta muutamaksi kuukaudeksi. Suurella organisaatiolla voi puolestaan olla käynnissä valtakunnallinen projekti, jonka toteuttamiseen tarvitaan paikallinen toimisto. Tarve voi olla hyvin selkeä: tarvitsemme toimiston neljäksi kuukaudeksi. Tilapäisen tarpeen ei kuitenkaan pitäisi tarkoittaa kuukausien toimitilaneuvotteluja, raskasta sopimusbyrokratiaa tai sitoutumista tilaan pitkäksi aikaa.
Projektitoimisto sopii projektiluontoiseen työhön
Perinteinen toimisto tai toimitila on rakennettu ajatuksella, että yritys asettuu tilaan ja pysyy siellä. Projektityössä lähtökohta on usein päinvastainen: projekti alkaa, ihmiset kokoontuvat yhteen ja työtä tehdään intensiivisesti tietyn ajanjakson ajan. Kun projekti päättyy, myös toimiston tarve voi päättyä. Tällöin toimitilaratkaisua ei ole järkevää rakentaa pysyvän toimiston ehdoilla. Projektitoimiston pitäisi joustaa projektin tarpeen mukaan – ei toisinpäin.
Yhteiskäyttöisessä työympäristössä projektitoimisto voidaan ottaa käyttöön ilman, että yrityksen tarvitsee rakentaa toimistoa alusta asti itse. Valmis ympäristö tekee määräaikaisesta toimistotarpeesta kevyemmän toteuttaa ja antaa projektiryhmälle mahdollisuuden keskittyä olennaiseen eli itse työhön.
Projektitoimiston pitäisi olla helppo perustaa
Projektin käynnistämiseen liittyy jo valmiiksi riittävästi järjestettävää. Tarvitaan ihmiset, tavoitteet, aikataulut, työkalut ja resurssit. Toimitilan ei pitäisi lisätä tähän listaan tarpeetonta hallinnollista taakkaa.
Jos projekti kestää neljä kuukautta, ei ole järkevää rakentaa sitä varten monimutkaista toimitilajärjestelyä, joka tuntuu enemmän pitkäaikaiselta toimistohankkeelta. Parhaimmillaan projektitoimisto toimii samalla logiikalla kuin itse projektikin: käyttöön silloin, kun sitä tarvitaan, ja pois silloin, kun tarve päättyy.
Projektitoimisto voi olla enemmän kuin neljä seinää
Lyhytaikaisessa toimistotarpeessa on helppo ajatella vain työpisteitä. Projektiryhmä tarvitsee kuitenkin usein paljon muutakin. Tarvitaan paikka yhteisille palavereille, asiakastapaamisille ja työpajoille. Joskus tarvitaan suurempi tila koko tiimin tapaamiseen, joskus taas rauhallinen tila nopealle videopalaverille. Ja välillä tarvitaan vain paikka, jossa voi istua alas kahvikupin kanssa ja vaihtaa ajatuksia muiden kanssa.
Yhteiskäyttöisessä työympäristössä, kuten Crazy Townilla, projektitoimisto voi tarkoittaa sitä, että kaikki nämä löytyvät samasta ympäristöstä. Kaikkiin meidän jäsensopimuksiimme sisältyvät mahdollisen toimiston lisäksi yhteiset työskentelytilat, kokous- ja neuvotteluhuoneet, puhelinkopit, keittiöt, ja muut perinteisen toimiston palvelut, kuten tulostus. Tämä on yksi yhteiskäyttöisen työympäristön kiinnostavista puolista: projektia varten ei tarvitse rakentaa kaikkea itse.
Pienestä hankkeesta valtakunnalliseen projektiin
Määräaikainen toimitilatarve voi syntyä yhtä hyvin niin pienelle yritykselle kuin suurelle valtakunnallisesti toimivalle organisaatiolle. Kun uusi hanke tai projekti aloitetaan uudella paikkakunnalla, projektiryhmälle usein tarvitaan paikallinen tukikohta. Kaikilla projektissa työskentelevillä ei välttämättä ole tarvetta pysyvälle toimipisteelle kyseisessä kaupungissa, mutta yhteinen tila johon kokoontua helpottaa yhteistyötä, kohtaamisia ja projektin käytännön toteuttamista.
Sama ajatus toimii pienemmässä mittakaavassa. Startup voi tarvita toimiston rahoituskierroksen tai uuden hankkeen ajaksi. Hankkeella voi olla määräaikainen tiimi. Konsulttiyritys voi käynnistää uuden toimeksiannon toisella paikkakunnalla. Rakennus-, suunnittelu- tai kehitysprojektin ympärille voi syntyä väliaikainen työryhmä, joka tarvitsee oman tukikohdan. Tarve voi olla pieni tai suuri. Yhteistä on se, että tarve ei ole pysyvä.
Kevyt sopimus ja valmis toimistoinfra aina kalustuksesta tukipalveluihin
Crazy Townin tarjoaman palvelun yksi tärkeimmistä eduista on juuri se, mitä yrityksen ei tarvitse tehdä itse. Meillä toimiston käyttöönottoa ei rakenneta raskaan toimitilaprosessin ympärille, vaan kevyt sopimusrakenne, määräaikainen sitoutumisen mahdollisuus ja se, ettei toimitilaan lähtökohtaisesti tarvita takuuvuokraa, tekevät projektitoimiston huomattavasti helpommaksi ja nopeammaksi toteuttaa. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun toimitilan tarve syntyy nopeasti.
Yrityksen ei myöskään tarvitse hukata aikaa tai rahaa työpisteiden, kahvipisteen, internet-yhteyksien, tulostimen, postipalvelun, kokoustilojen tai muiden toimiston perusasioiden järjestämiseen. Crazy Townilla tämä ympäristö on jo olemassa ja valmiina käytettäväksi. Kaikki toimistomme ovat kalustettu sähköisillä työpisteillä, ja kaikki aina internetistä siivoukseen kuuluu kk-maksuun.
Kaiken tämän lisäksi ympärillä on valmis asiantuntijoiden yhteisö, jossa työskentelee ammattilaisia eri alojen yrityksistä ja organisaatioista. Projektitoimisto ei siis ole vain tyhjä tila. Se voi olla valmis työympäristö, johon projektitiimi tulee ”kuin valmiiseen pöytään”, valmis aloittamaan työnsä heti ja lähtemään kun projekti loppuu.
Kerro meille, millaiset tilatarpeesi ovat, olivat ne kuinka erikoiset tai yllättävät tahansa, meiltä löytyy varmasti toimiva ratkaisu. Tutustu Crazy Townin toimitiloihin täällä.
