Organisaatiomuutoksista puhutaan yleensä ihmisinä, rakenteina, strategiana ja kustannuksina. Harvemmin puhutaan siitä, mitä muutos tarkoittaa yrityksen fyysiselle työympäristölle. Silti toimitilat ovat yksi niistä asioista, joihin organisaatiomuutos voi vaikuttaa yllättävän nopeasti.
Henkilöstömäärä muuttuu. Tiimit järjestäytyvät uudelleen. Työn tekemisen tavat kehittyvät. Etä- ja hybridityö vakiintuvat. Yrityksiä yhdistyy, liiketoimintoja lopetetaan tai uusia käynnistetään. Samalla pitäisi pystyä pitämään arki mahdollisimman vakaana ja ihmiset toimintakykyisinä. Tässä tilanteessa toimitila voi olla joko muutosta tukeva voimavara tai ylimääräinen riski.
Muutos on helpompaa, kun kaikkea ei tarvitse päättää etukäteen
Organisaatiomuutoksen yksi suurimmista haasteista on epävarmuus. Yrityksen pitäisi tehdä päätöksiä tulevaisuudesta tilanteessa, jossa tulevaisuudesta ei vielä tiedetä kaikkea. Kuinka suuri organisaatio on puolen vuoden kuluttua? Missä ihmiset työskentelevät? Kuinka paljon toimistolla oikeasti tarvitaan työpisteitä? Tarvitaanko enemmän neuvottelutiloja, projektihuoneita tai yhteisiä kohtaamispaikkoja? Entä jos yritys kasvaakin suunniteltua nopeammin?
Perinteinen toimitilamalli perustuu usein siihen, että näihin kysymyksiin vastataan etukäteen. Yritys sitoutuu tiettyyn tilaan, neliömäärään ja sopimukseen pitkäksi aikaa. Se voi toimia hyvin vakaassa tilanteessa. Mutta muutoksessa yhtälö on vaikeampi. Jos henkilöstömäärä pienenee, osa tilasta voi jäädä tyhjäksi. Jos yritys kasvaa, tilaa ei välttämättä ole tarpeeksi. Jos työn tekemisen tavat muuttuvat, aiemmin tarkoituksenmukainen toimisto ei välttämättä enää vastaa nykyistä tarvetta. Yrityksen ei siis pitäisi joutua ennustamaan tulevaisuuttaan toimitilasopimuksen ehdoilla.
Kiinteät kustannukset voivat muuttua muutoksessa riskiksi
Organisaatiomuutoksessa tarkastellaan usein ensimmäisenä henkilöstökuluja, prosesseja ja liiketoiminnan tehokkuutta. Myös toimitilat ovat kuitenkin merkittävä osa yrityksen kustannusrakennetta. Erityisesti silloin, kun tilaa käytetään epätasaisesti, jokainen tyhjänä seisova neliömetri on kustannus ilman vastaavaa hyötyä.
Tämä ei tarkoita sitä, että oma toimisto olisi huono ratkaisu. Päinvastoin: monelle yritykselle oma tila on edelleen tarkoituksenmukainen. Kysymys on enemmänkin siitä, kuinka paljon kiinteää kapasiteettia yrityksen kannattaa sitoa tilanteessa, jossa sen tarpeet voivat muuttua nopeasti.
Joustavuus voi tässä toimia riskienhallintana. Jos osa työympäristöstä voidaan skaalata tarpeen mukaan, yrityksen ei tarvitse sitoutua maksamaan kapasiteetista, jota se ei tällä hetkellä tarvitse.
Yhteiskäyttöinen toimitila voi toimia yrityksen joustovarana
Yhteiskäyttöiset toimitilat eli coworking-tilat nähdään yhä useammin vaihtoehtona perinteiselle toimitilalle. Organisaatiomuutoksen keskellä niitä voi tarkastella myös uudesta näkökulmasta: joustavana kapasiteettina, joka tukee yritystä muutoksen eri vaiheissa. Yritys voi esimerkiksi tarvita hetkellisesti enemmän työpisteitä uuden projektin ajaksi, mutta ei halua sitoutua suurempaan omaan toimitilaan vuosiksi. Tai organisaatiomuutos voi vähentää toimistolla työskentelevien määrää niin, ettei aikaisempi tilamäärä enää ole taloudellisesti järkevä.
Joustava työympäristö mahdollistaa sen, että oman toimitilan määrää ja käyttötapaa voidaan sovittaa paremmin todelliseen tarpeeseen. Yrityksellä voi olla käytössään toimistoja, useita kokoustiloja, erilaisia työpisteitä ja sosiaalitiloja ilman, että kaikkia niitä tarvitsee omistaa tai ylläpitää itse. Ajatus on yksinkertainen: maksetaan ensisijaisesti siitä kapasiteetista, jota tarvitaan – ei tyhjistä neliöistä. Tähän perustuvat Crazy Townin tarjoamat yhteiskäyttöiset toimitilat ympäri Suomen.
Joustavuus ei tarkoita epävarmuutta, vaan tarjoaa turvaa
Yhteiskäyttöisiin toimitiloihin liittyy joskus mielikuva epävarmuudesta: eikö oma toimisto juuri tuo yritykselle vakautta? Organisaatiomuutoksen näkökulmasta asia voidaan nähdä myös päinvastoin. Kiinteä toimitila antaa varmuuden siitä, missä yritys työskentelee tänään. Joustava toimitila antaa varmuutta siitä, että yritys pystyy muuttamaan työympäristöään huomenna. Tämä ero on olennainen.
Muutoskyky ei tarkoita sitä, että kaiken pitäisi olla jatkuvasti liikkeessä. Se tarkoittaa, että yrityksellä on riittävästi vaihtoehtoja reagoida tilanteeseen ilman, että jokainen muutos synnyttää uuden suuren kustannuksen, tilajärjestelyn tai pitkän sopimusneuvottelun. Hyvä työympäristö ei siis välttämättä ole se, joka näyttää parhaimmalta silloin, kun kaikki on vakaata. Se voi olla se, joka toimii myös silloin, kun asiat eivät mene alkuperäisen suunnitelman mukaan.
Tilat voivat tukea myös organisaation uutta vaihetta
Organisaatiomuutoksen jälkeen yrityksen haaste ei ole pelkästään selvitä muutoksesta. Sen pitää myös rakentaa uusi toimintatapa. Tässä työympäristöllä on merkitystä. Kun tiimejä yhdistetään, syntyy uusia projekteja tai työntekijät tulevat eri puolilta organisaatiota yhteen, tarvitaan paikkoja kohtaamiselle. Kaikkea ei voida ratkaista etäyhteyksillä.
Fyysinen tila voi auttaa rakentamaan uudelleen yhteisöllisyyttä, vahvistamaan yhteistyötä ja tekemään uuden organisaation toimintatavoista näkyviä. Yhteiskäyttöisessä työympäristössä tähän voi liittyä vielä yksi etu: yritys ei toimi täysin omassa kuplassaan. Yhteisön muut yritykset, muut ammattilaiset ja asiantuntijat, tapahtumat ja verkostot voivat tuoda uusia näkökulmia juuri silloin, kun yritys itse on muutoksessa ja tarvitsee niitä eniten. Siksi toimitilaa ei kannata tarkastella vain neliömetreinä. Vaan osana yrityksen toimintakykyä, kulttuuria ja verkostoja.
Mitä yrityksen kannattaa kysyä toimitiloiltaan muutoksen aikana?
Organisaatiomuutoksen keskellä toimitiloja kannattaa tarkastella muutaman käytännön kysymyksen kautta:
- Kuinka paljon tilaa tarvitsemme juuri nyt?
- Kuinka paljon tilaa saatamme tarvita kuuden kuukauden päästä?
- Kuinka suuri osa nykyisestä toimitilasta on oikeasti käytössä?
- Kuinka paljon maksamme tilasta, jota emme käytä?
- Kuinka nopeasti pystymme muuttamaan tilatarvettamme?
- Voisiko osa toimitilakapasiteetista olla joustavaa?
- Tukeeko nykyinen työympäristö sitä organisaatiota, joka olemme nyt – vai sitä, joka olimme muutama vuosi sitten?
Näihin kysymyksiin ei ole yhtä oikeaa vastausta. Joillekin yrityksille paras ratkaisu on edelleen oma toimisto. Toisille hybridimalli, jossa oma tila ja yhteiskäyttöiset tilat täydentävät toisiaan, voi olla toimivampi. Oleellista on, että toimitilat tukevat liiketoiminnan nykyistä todellisuutta eivätkä rajoita sen tulevaisuutta.
Muutoksessa ei tarvitse tietää kaikkea etukäteen
Lopulta organisaatiomuutoksessa ei ole kyse siitä, että yrityksen pitäisi pystyä ennustamaan tulevaisuus oikein. Kyse on siitä, että yrityksellä on riittävästi joustavuutta sopeutua siihen, mitä tulevaisuus tuo tullessaan.
Toimitilat ovat yksi konkreettinen paikka, jossa tätä joustavuutta voidaan rakentaa. Kun kaikkea kapasiteettia ei tarvitse sitoa kiinteisiin neliöihin, yritys voi hallita kustannuksiaan paremmin, reagoida muuttuviin tilatarpeisiin nopeammin ja säilyttää toimintakykynsä myös muutoksen keskellä.
Crazy Townissa uskomme, että työympäristön pitäisi elää yrityksen mukana – ei toisinpäin. Yhteiskäyttöinen toimitila voi tarjota yritykselle joustavuutta silloin, kun sitä eniten tarvitaan: mahdollisuuden skaalata tilaa tarpeen mukaan, käyttää erilaisia työ- ja kokoustiloja sekä löytää ympärille uusi yhteisö ja verkosto muutoksen keskellä.
Jos yrityksesi toimitilat ovat juuri nyt muutoksessa tai pohditte, millainen työympäristö tukisi organisaatiotanne parhaiten myös tulevaisuudessa, jutellaan. Crazy Townilta löytyy joustavia toimitilaratkaisuja eri kokoisille yrityksille ja erilaisiin tilanteisiin.
Kaikkea ei tarvitse tietää etukäteen. Rakennetaan työympäristö, joka pystyy muuttumaan yrityksesi mukana. Tutustu Crazy Townin toimitiloihin ja löydä yrityksellesi sopiva ratkaisu.
