Kyllä tarjoavat. Useimmissa coworking-tiloissa kokoustilat ovat olennainen osa palvelua. Ne eivät ole pelkästään avotilassa työskentelevien jäsenten lisäpalvelu, vaan monessa paikassa kokoustiloja voivat varata myös ulkopuoliset asiakkaat.
Tämä on yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä coworking-tiloihin liittyen. Moni ajattelee, että kokoushuoneet ovat vain jäsenille. Aiemmin näin on voinut monessa paikassa ollakin, mutta suunta on muuttumassa. Esimerkiksi Crazy Townilla myymme nykyään kokous- ja tapahtumatiloja aktiivisemmin myös ulkopuolisille asiakkaille.
Tätä kehitystä on helpottanut verkkokauppa ja älylukituksen kanssa toimiva varausjärjestelmä. Käytännössä kokoustilan varaamisesta on tullut helpompaa, selkeämpää ja vähemmän henkilösidonnaista. Asiakkaan ei tarvitse olla jäsen tai tuntea talon tapoja etukäteen, vaan tilan voi varata samaan tapaan kuin minkä tahansa muun palvelun.
Mihin coworking-tilojen kokoustiloja käytetään?
Crazy Townilla jäsenet käyttävät kokoustiloja paljon tiimipalavereihin. Tämä on ehkä se kaikkein tavallisin käyttötapa: oma porukka kokoontuu saman pöydän ääreen, käydään läpi projektit, päätökset, myyntitilanne tai seuraavat askeleet.
Toinen hyvin yleinen käyttötapa on asiakastapaamiset. Jäsenyritykset kutsuvat mielellään omia asiakkaitaan Crazy Townille kokoukseen, koska ympäristö on siisti, ammattimainen ja samalla hieman rennompi kuin perinteinen toimisto.
Kokoustilojen käyttötapa riippuu paljon siitä, millaisesta yrityksestä on kyse. Esimerkiksi konsulttitalo voi käyttää kokoustiloja koulutuksiin tai työpajoihin. Toiselle yritykselle tärkeintä voi olla rauhallinen huone luottamuksellista asiakaspalaveria varten. Kolmas tarvitsee tilan hybridikokoukseen, jossa osa osallistujista on paikalla ja osa mukana etänä.
Tyypillisiä käyttötapoja ovat esimerkiksi:
- tiimipalaverit
- asiakastapaamiset
- koulutukset
- työpajat
- hallituksen tai johtoryhmän kokoukset
- projektipalaverit
- hybridikokoukset
- pienemmät sparraus- ja suunnittelusessiot
Kokoustiloja ei kuitenkaan kannata sekoittaa tapahtumatiloihin. Crazy Townilla kokoustiloja ei hyödynnetä niinkään tapahtumiin, vaan tapahtumille tarjoamme erikseen isompia tapahtumatiloja. Niitä vuokraavat sekä ulkopuoliset asiakkaat että jäsenet.
Jäsenille on lisäksi oma etunsa: vuosittaiset krediitit, joilla voi maksaa osittain tai kokonaan kokous- tai tapahtumatilan vuokran. Tämä tekee tilojen käytöstä joustavampaa ja madaltaa kynnystä järjestää esimerkiksi oma asiakastilaisuus, koulutus tai työpaja.
Miksi kokoustila kannattaa varata coworking-tilasta?
Coworking-tilan kokoustilan suurimmat edut ovat joustavuus, sijainti, hinta ja palvelut.
Perinteinen vaihtoehto kokoustilalle on usein hotelli, ravintola tai yrityksen oma toimisto. Ne kaikki voivat olla hyviä vaihtoehtoja tilanteesta riippuen, mutta coworking-tila tarjoaa niihin verrattuna oman yhdistelmänsä käytännöllisyyttä ja tunnelmaa.
Hotelli voi tuntua viralliselta ja joskus turhan raskaalta vaihtoehdolta lyhyempään palaveriin. Ravintola taas ei aina tarjoa riittävää rauhaa tai toimivaa tekniikkaa. Oma toimisto voi olla kätevä, mutta se ei välttämättä ole paras paikka kaikille tapaamisille, varsinkaan jos halutaan neutraali, helposti saavutettava tai hieman inspiroivampi ympäristö.
Coworking-tila toimii hyvin silloin, kun halutaan valmis ja toimiva paikka ilman ylimääräistä säätöä. Asiakkaalle se voi tarkoittaa sitä, että paikalle on helppo tulla, tila on valmiina, kahvit järjestyvät ja tekniikka toimii.
Coworking-tilan etu ei ole vain huone
Hyvä coworking-tila ei tarjoa pelkkää kokoushuonetta. Se tarjoaa ympäristön.
Tämä näkyy erityisesti siinä, että coworking-tilassa voi tapahtua muutakin kuin se varsinainen kokous. Kahvinkeittimellä voi tulla vastaan yrittäjä, asiantuntija, kumppani tai tuleva asiakas. Tällaisia kohtaamisia ei voi luvata jokaiselle kokousvieraalle, mutta ne kuuluvat coworking-ympäristön luonteeseen.
Crazy Townilla yhteisö on osa kokonaisuutta. Vaikka asiakas tulisi paikalle vain yhteen kokoukseen tai tapahtumaan, hän voi samalla nähdä, millainen yhteisö talossa toimii. Moni löytääkin Crazy Townin ensin tapahtuman kautta. He osallistuvat tilaisuuteen, näkevät tilat, kokevat palvelun ja kiinnostuvat sen jälkeen konseptista enemmän.
Tämä on tärkeä ero verrattuna pelkkään tilavuokraukseen. Kokous- tai tapahtumatila voi olla asiakkaalle ensimmäinen kosketus koko yhteisöön.
Millainen on hyvä coworking-tilan kokoushuone?
Hyvä kokoustila on ennen kaikkea helppo.
Käytännössä hyvä kokoustila toimii plug-and-play-periaatteella. Asiakkaan ei pitäisi joutua miettimään, miten kaikki toimii. Hän tuo mukanaan läppärin, mahdollisesti tarvittavan adapterin, kytkee koneen näyttöön ja aloittaa kokouksen.
Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta todellisuudessa juuri tässä moni kokoustila epäonnistuu. Jos kokouksen ensimmäiset 15 minuuttia kuluvat siihen, että etsitään johtoja, selvitetään näytön asetuksia tai yritetään saada etäosallistujat mukaan, kokemus on huono.
Hyvässä kokoustilassa vähintään seuraavien asioiden pitää olla kunnossa:
- selkeät varausohjeet
- helppo saapuminen
- ymmärrettävät opasteet
- toimiva näyttö tai esitystekniikka
- riittävä määrä johtoja tai selkeä tieto tarvittavista adaptereista
- toimiva verkkoyhteys
- selkeät käyttöohjeet
- mahdollisuus saada apua ongelmatilanteessa
- siisti ja rauhallinen ympäristö
- tarvittaessa tarjoilut tai tieto siitä, miten ne saa järjestettyä
Erityisen tärkeää on, että ongelmatilanteessa on joku, jolle voi soittaa. Asiakkaalle ei riitä, että tilassa on hieno näyttö, jos kukaan ei osaa auttaa silloin, kun kuva ei ilmesty ruudulle.
Hyvä kokoustila vähentää järjestäjän stressiä. Se on ehkä tärkein mittari.
Sopivatko coworking-tilojen kokoustilat myös ulkopuolisille?
Kyllä sopivat, jos tila on avattu ulkopuolisille varattavaksi.
Tätä kannattaa kuitenkin aina tarkistaa suoraan kyseiseltä coworking-tilalta. Osa tiloista tarjoaa kokoushuoneita vain jäsenille, osa myös ulkopuolisille. Moni toimija on kuitenkin menossa siihen suuntaan, että kokous- ja tapahtumatiloja myydään yhä enemmän myös talon ulkopuolelle.
Crazy Townilla tämä on tietoinen suunnanmuutos. Kokous- ja tapahtumatiloja halutaan tarjota myös niille, jotka eivät ole jäseniä. Taustalla on yksinkertainen ajatus: jos tilat, sijainti, palvelu ja yhteisö ovat hyviä, niitä kannattaa avata laajemmalle käyttäjäjoukolle.
Samalla tilat toimivat myös matalan kynnyksen tapana tutustua Crazy Towniin. Kaikki eivät aloita jäsenyydestä. Osa tulee ensin tapahtumaan, osa varaa kokoustilan, osa osallistuu koulutukseen. Sen jälkeen he voivat kiinnostua laajemmin yhteisöstä, työtiloista tai muista palveluista.
Milloin kannattaa valita kokoustila ja milloin tapahtumatila?
Kokoustila sopii parhaiten silloin, kun osallistujamäärä on rajattu ja tilaisuuden luonne on enemmän keskusteleva, suunnitteleva tai päätöksiä tekevä.
Tapahtumatila sopii paremmin silloin, kun osallistujia on enemmän, ohjelmassa on esiintyjiä, halutaan enemmän liikkumavaraa tai tilaisuus on avoimempi yleisölle.
Yksinkertaistettuna:
- kokoustila sopii palavereihin, asiakastapaamisiin, työpajoihin ja koulutuksiin
- tapahtumatila sopii seminaareihin, verkostoitumistilaisuuksiin, lanseerauksiin, paneeleihin ja isompiin koulutuksiin
Raja ei ole aina täysin selvä. Pieni työpaja voi toimia kokoustilassa, mutta suurempi työpaja tarvitsee tapahtumatilan. Olennaista on miettiä osallistujamäärää, ohjelman rakennetta, tarjoiluja, tekniikkaa ja sitä, halutaanko tilalta enemmän rauhaa vai enemmän tapahtumamaista tunnelmaa.
Mitä kannattaa kysyä ennen kokoustilan varaamista?
Ennen varauksen tekemistä kannattaa varmistaa muutama käytännön asia. Näillä vältetään suurin osa turhasta säätämisestä.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Kuinka monelle henkilölle tila sopii?
- Voiko tilaa varata myös ilman jäsenyyttä?
- Mitä tekniikkaa tilassa on valmiina?
- Tarvitaanko oma adapteri?
- Sisältyykö varaukseen kahvi, tee tai muu tarjoilu?
- Miten tilaan pääsee sisään?
- Onko paikalla henkilökuntaa tai päivystysnumero ongelmatilanteisiin?
- Voiko tilassa järjestää hybridikokouksen?
- Onko tila riittävän rauhallinen luottamukselliseen keskusteluun?
- Voiko tilaa käyttää koulutukseen tai työpajaan?
Hyvä palveluntarjoaja osaa vastata näihin selkeästi. Jos vastauksia joutuu arvailemaan, se kertoo jo jotain asiakaskokemuksesta.
Kokemus ratkaisee enemmän kuin neliöt
Kokoustilaa arvioidaan helposti koon, sijainnin ja hinnan perusteella. Ne ovat tärkeitä asioita, mutta eivät yksin riitä.
Lopulta asiakas muistaa, oliko kokous helppo järjestää. Löysivätkö osallistujat perille? Toimiko tekniikka? Oliko tila siisti? Saiko apua, jos sitä tarvitsi? Tuntuiko paikka hyvältä myös asiakkaiden näkökulmasta?
Moni on kehunut Crazy Townissa erityisesti tapahtumatiloja ja asiakaspalvelua. Se ei ole pieni asia. Tilavuokrauksessa asiakaspalvelu on usein juuri se osa, joka erottaa hyvän kokemuksen keskinkertaisesta.
Huone, pöytä ja näyttö ovat vasta lähtötaso. Varsinainen arvo syntyy siitä, että kokonaisuus toimii.
Yhteenveto: tarjoavatko coworking-tilat kokoustiloja?
Kyllä. Coworking-tilat tarjoavat usein kokoustiloja, ja monissa tapauksissa niitä voi varata myös ilman jäsenyyttä.
Kokoustilat sopivat hyvin tiimipalavereihin, asiakastapaamisiin, koulutuksiin, työpajoihin ja hybridikokouksiin. Isommille tilaisuuksille kannattaa katsoa erillisiä tapahtumatiloja.
Coworking-tilan vahvuus ei ole pelkkä huone, vaan helppous, joustavuus, sijainti, palvelu ja ympäröivä yhteisö. Parhaassa tapauksessa asiakas saa toimivan kokoustilan lisäksi myös uuden kosketuksen paikalliseen yritysyhteisöön.
Hyvä kokoustila on sellainen, jossa asiakkaan ei tarvitse käyttää energiaa järjestelyihin. Hän voi tulla paikalle, kytkeä koneen näyttöön ja keskittyä siihen, miksi kokous alun perin järjestettiin.
